Die Überprüfung der Nebenkostenabrechnung ist eine Wissenschaft für sich. Allerdings kann der Mieter in wenigen Schritten häufige Fehler in der Nebenkostenabrechnung selbst erkennen, ohne sich spezifisches Fachwissen aneignen zu müssen.
Der Gesetzgeber hat mit der Betriebskostenverordnung (BetrKV) und der Heizkostenverordnung (HeizKV) geregelt, welche Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden dürfen. Wenn Kosten auf den Mieter umgelegt werden dürfen, dann bedeutet das, dass der Vermieter Kosten, die er für die Wohnung oder das Grundstück aufgewendet hat, dem Mieter in der Nebenkostenabrechnung in Rechnung stellen darf.
Oft kommen aber Zweifel über die Richtigkeit bzw. Rechtmäßigkeit einer Nebenkostenabrechnung auf, wenn zum Beispiel die Nachforderung sehr hoch ausfällt. Doch was tun, wenn man eine Abrechnung erhält und Bedenken bestehen?
Frist prüfen und Frist einhalten
Ein einfacher Weg, die Nachforderung der Nebenkostenabrechnung zurückzuweisen, ist dann gegeben, wenn die Nebenkostenabrechnung verspätet erfolgt. Der Vermieter ist verpflichtet, dem Mieter die Nebenkostenabrechnung innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraumes mitzuteilen. Versäumt er ohne triftige Entschuldigungsgründe diese Frist, hat er keinen Anspruch auf eine etwaige Nachzahlung. Dasselbe gilt, wenn die Nebenkostenabrechnung formell fehlerhaft ist, also zum Beispiel der Abrechnungszeitraum falsch wiedergegeben ist oder die Nebenkostenabrechnung nicht nachvollziehbar ist. Ist die Abrechnung formell fehlerhaft, kann der Vermieter diese noch innerhalb der Frist nachbessern. Erfährt der Vermieter erst nach Ablauf der Frist von dem Fehler, ist es zu spät: Er kann keine Nachforderung mehr durchsetzen. Nur in absoluten Ausnahmefällen darf der Vermieter nach Ablauf nachbessern: So hat der Bundesgerichtshof (BGH) entschieden, wenn gerade ein Rechtsstreit über die Vorauszahlungen geführt wurde und die Vorauszahlungen in der Rechnung auf den ersten Blick erkennbar aus Versehen zu hoch angesetzt wurden, dann darf auch noch kurz nach Fristablauf die Abrechnung korrigiert werden (BGH Urt. vom 30.03.2011, Az.: VIII ZR 133/10). Daher sollte der Vermieter erst nach dessen Fristablauf auf diese Fehler hingewiesen werden. Bei Zweifeln über die formelle Wirksamkeit der Nebenkostenabrechnung sollte ein Anwalt hinzugezogen werden.
Der Mieter wiederum hat dem Vermieter Einwendungen gegen die Nebenkostenabrechnung innerhalb von 12 Monaten nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen. Versäumt der Mieter diese Frist, kann er keine Einwände mehr geltend machen. Allerdings gelten diese Folgen für Vermieter und Mieter nicht, wenn sie die Verspätung nicht zu vertreten haben, zum Beispiel wenn aufgrund einer Krankheit die Fristeinhaltung nicht möglich war.
Einsicht in Belege fordern
Wenn einzelne Positionen in der Nebenkostenabrechnung sehr hoch erscheinen, zum Beispiel die verbrauchte Heizölmenge stattlich ausfällt, sollte zunächst der Vermieter aufgefordert werden, Einsicht in die Rechnungsbelege zu gestatten, denn der Mieter hat gegen den Vermieter einen Anspruch darauf. Es empfiehlt sich und ist auch zulässig, die Belege bei der Einsicht abzufotografieren. Dieses Einsichtsrecht umfasst aber nicht, dass der Vermieter die Belege zuschicken oder eine Kopie zur Verfügung stellen muss. Ist jedoch der Sitz des Vermieters weit entfernt, dann ist der Mieter auch berechtigt, vom Vermieter die Zusendung von Kopien der Belege zu verlangen. Dabei darf der Vermieter nach herrschender Meinung nicht mehr als 0,25 € pro kopierter Seite verlangen. Allerdings kann die Seitenzahl der Belege sehr umfangreich sein. Ab welcher Entfernung der Vermieter verpflichtet ist, die Belege zuzusenden, ist höchstrichterlich nicht geklärt und sehr umstritten. Einigkeit besteht, dass diese Pflicht ab einer Entfernung von 100 km besteht. Bei geringeren Entfernungen kommt es auf den Einzelfall an.
Heizmittelverbrauch richtig ermitteln
Die Heiz- und Warmwasserkosten machen in der Regel den Löwenanteil aus. Meist wird mit Heizöl geheizt, doch können dem Vermieter dieselben Fehler auch bei anderen Heizmitteln unterlaufen. Hat der Mieter nun Einsicht in die Belege, kann er überprüfen, welche Rechnungen tatsächlich vorliegen, insbesondere welche Heizmittelmengen geliefert wurden. Hierbei ist nicht nur die Rechnung, sondern auch der Lieferschein zu prüfen, an welche Adresse zum Beispiel das Heizöl geliefert wurde. Allerdings kommt es nicht nur auf die bestellte Heizölmenge an, sondern auch darauf, welche Restölmenge sich ab Beginn des Abrechnungszeitraumes im Heizöltank befand und welche Restölmenge am Ende. Die Differenz der Heizölmenge zwischen Beginn und Ende des Abrechnungszeitraums zuzüglich der gelieferten Menge Heizöl ergibt den tatsächlichen Verbrauch des gesamten Hauses bzw. der Anlage (Menge am Anfang + gelieferte Menge – Menge am Ende = Verbrauch).
Für diesen gesamten Verbrauch muss nun der Anteil des Mieters herausgerechnet werden, wenn das Haus oder die Anlage mehrere Parteien bewohnen bzw. mehrere Wohnungen oder auch Geschäfte vorhanden sind. Der Vermieter hat auf der Nebenkostenabrechnung einen sogenannten „Schlüssel“ anzugeben, in welchem Verhältnis die Kosten aufgeteilt werden. Das Gesetz sieht vor, dass 50 % bis 70 % tatsächlich nach Verbrauch des Mieters und entsprechend die verbleibenden 30 % bis 50 % anhand der anteiligen Wohnfläche verteilt werden müssen. Diese Verteilung muss aus der Nebenkostenrechnung hervorgehen. Das bedeutet, dass auch die Flächenangabe der Wohnung des Mieters überprüft werden sollte und ob die Wohnflächen der übrigen Wohnungen einbezogen wurden. Hier liegt eine häufige Fehlerquelle in den Quadratmeterangaben. Sind Wohnungen unbewohnt bzw. nicht vermietet, dann muss der Vermieter diese dennoch in die Berechnung einbeziehen.
Prüfung der einzelnen Kostenpositionen
Der Streit über die Zulässigkeit von einzelnen Kosten, also welche Kosten der Vermieter nun auf den Mieter umlegen darf oder nicht, füllt ganze Bibliotheken. Als Faustformel gilt, dass Kosten, die regelmäßig anfallen, in der Regel vom Vermieter auf den Mieter umgelegt werden dürfen, und Kosten, die nur einmalig anfallen, vom Vermieter zu tragen sind und nicht vom Mieter. Eine Übersicht der umlagefähigen Nebenkosten findet sich in § 2 BetrKV. Diese Vorschrift ist leicht im Internet zu finden. Allerdings ist diese Liste nicht abschließend und lässt viele Streitpunkte offen.
Umlage von Reparaturkosten nicht zulässig
Zwar ist die Umlage von Wartungsarbeiten zulässig, aber nicht die von Reparaturarbeiten. So dürfen beispielweise die Kosten für die Reparatur von Pumpen oder wegen Verstopfung von Leitungen nicht umgelegt werden. Oft werden in der Nebenkostenabrechnung aber die umlagefähigen Wartungskosten mit den nicht umlagefähigen Reparaturkosten vermengt und abgerechnet. Das ist nicht zulässig, da Reparaturarbeiten vom Vermieter zu tragen sind. Reparaturkosten müssen daher vom Vermieter herausgerechnet werden.
Meist schließen Vermieter mit Firmen Verträge über regelmäßige Wartungsarbeiten ab. Diese beinhalten in vielen Fällen auch die Durchführung von Reparaturarbeiten, die dann herausgerechnet werden müssen. In diesen Zusammenhang werden häufig auch Verwaltungskosten auf den Mieter umgelegt wie Büromaterialkosten, Kosten der WEG-Verwaltung oder Kontogebühren. Diese Kosten darf der Vermieter ebenfalls nicht auf den Mieter im Rahmen der Nebenkostenabrechnung umlegen.
Doppelte Positionen herausfiltern
Es kommt vor, dass Kosten, zum Beispiel für Gartenarbeit, einerseits unter der Position „Kosten für Gartenpflege“ auftauchen, andererseits zugleich Bestandteil der Position „Kosten für den Hauswart“ sind. Solche Doppelungen sind freilich nicht zulässig, daher sollten die Rechnungsbelege genau geprüft werden.
Hat der Vermieter bereits durch vertragliche Regelungen, beispielsweise im Mietvertrag, bestimmt, dass der Mieter selbst die Reinigung, zum Beispiel vom Treppenhaus, durchführen muss, kann er dennoch aufgewendete Kosten nicht umlegen.
Fazit: Wer von einer hohen Nachforderung wegen einer Nebenkostenabrechnung überrascht wird, sollte zunächst prüfen, ob die Nebenkostenabrechnung innerhalb der gesetzlichen Frist mitgeteilt wurde und im nächsten Schritt Einsicht in die Rechnungsbelege nehmen. Bei Zweifeln über die formelle Wirksamkeit oder die Zulässigkeit einzelner Rechnungspositionen sollte anwaltlicher Rat eingeholt werden.
Sollten ein Beratungsbedarf bei Ihnen bestehen und Ihre Nebenkostenabrechnung weitere Fragen offenbaren, vereinbaren Sie gerne einen Termin mit uns.
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Ihr Team der Kanzlei Kram & Euler